Juridische Informatie

Converate hecht veel waarde aan de privacy van haar gebruikers en stelt alles in het werk om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken. Dit privacy beleid beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens van consumenten die een review achterlaten via ons platform. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en nemen maatregelen om uw privacy te beschermen.

Door gebruik te maken van onze diensten stemt u in met de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacy beleid. Wij raden u aan om dit beleid zorgvuldig door te lezen.

Converate fungeert als verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor eigen doeleinden, zoals het beheren en analyseren van reviews en het verbeteren van onze diensten.

Wanneer Converate persoonsgegevens verwerkt namens bedrijven die onze diensten gebruiken, zoals het tonen van klantbeoordelingen op medewerkersniveau, treden wij op als verwerker. In deze gevallen zijn de betreffende bedrijven verantwoordelijk voor het correct informeren van hun medewerkers en het verkrijgen van eventuele toestemmingen.

Alle bedrijven die gebruikmaken van onze diensten en waarbij Converate optreedt als verwerker, zijn verplicht een verwerkersovereenkomst (DPA) met ons af te sluiten.

Deze Legitieme Belangenafweging (LIA) is opgesteld door Converate ter rechtvaardiging van de verlengde bewaartermijn van 6 maanden voor persoonsgegevens van consumenten. Dit document maakt integraal deel uit van het Privacybeleid en dient als juridische onderbouwing voor de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Converate verwerkt persoonsgegevens van consumenten die reviews achterlaten op ons platform. De bewaartermijn van 6 maanden is noodzakelijk om benchmarking, trendanalyse en lange termijn rapportages mogelijk te maken. Dit stelt bedrijven in staat hun prestaties te verbeteren en structurele verbeteringen door te voeren op basis van data-analyse.

Volgens artikel 6, lid 1, onder f van de AVG mag een organisatie persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, mits dit belang zwaarder weegt dan de privacybelangen van betrokkenen. Converate heeft een belangenafweging uitgevoerd op basis van drie criteria:

A. Doelbepaling

Converate verwerkt persoonsgegevens gedurende 6 maanden voor de volgende doeleinden:

• Benchmarking en trendanalyse – Bedrijven gebruiken historische gegevens om prestaties over verschillende perioden te vergelijken (bijv. kwartaal- en jaarrapportages) en verbeteringen door te voeren.
• Rapportage en klantinzichten – Langetermijngegevens helpen bedrijven inzicht te krijgen in patronen van klanttevredenheid en servicekwaliteit.
• Operationele optimalisatie – Door historische gegevens te analyseren, kan Converate haar dienstverlening verbeteren en trends in gebruik en prestaties signaleren.
• Toepassing van machine learning en AI-analyse – Geanonimiseerde gegevens worden gebruikt om statistische modellen en voorspellende analyses te verbeteren.
• Juridische grondslag voor verwerking – De verwerking van persoonsgegevens gedurende 6 maanden is gebaseerd op gerechtvaardigd belang (AVG Artikel 6, lid 1, onder f). Gebruikers geven expliciet toestemming voor de verwerking bij het indienen van een review, maar Converate verwerkt deze gegevens verder op basis van gerechtvaardigd belang, omdat:
  • Dit noodzakelijk is om benchmarking, rapportages en analyses te kunnen uitvoeren.
  • De verwerking een legitiem belang dient zonder onevenredige inbreuk op de privacy van gebruikers.
  • De gegevens automatisch worden geanonimiseerd na 6 maanden, waardoor de impact op de privacy minimaal is.

B. Noodzaak van de verwerking

De gekozen bewaartermijn van 6 maanden is noodzakelijk omdat:

• Een kortere bewaartermijn (bijv. 30 dagen) onvoldoende is voor bedrijven om lange termijn trends te identificeren en betekenisvolle analyses te maken.
• 3 maanden dekt slechts seizoensgebonden trends, maar bedrijven hebben vaak behoefte aan halfjaarlijkse of jaarlijkse vergelijkingen.
• 6 maanden biedt de juiste balans tussen de zakelijke behoefte aan data-analyse en de bescherming van de privacy van betrokkenen.

C. Afweging van belangen

Converate heeft maatregelen genomen om de privacy risico's voor betrokkenen te minimaliseren:

• Transparantie – Gebruikers worden via het privacybeleid geïnformeerd over de bewaartermijn en het doel ervan.
• Beperkte toegang – Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel en worden niet extern gedeeld zonder anonimisering.
• Opt-out mogelijkheid – Gebruikers kunnen verzoeken om eerdere verwijdering van hun gegevens via contact@converate.nl.
• Automatische verwijdering of anonimisering na 6 maanden – Identificeerbare persoonsgegevens worden verwijderd, terwijl geanonimiseerde data blijft bestaan voor analytische doeleinden zonder dat deze herleidbaar is naar een individu.

Zakelijk belang versus privacy-impact

Converate heeft een gedetailleerde belangenafweging uitgevoerd om vast te stellen of de langere bewaartermijn gerechtvaardigd is:

• Langere bewaartermijn (6 maanden): Essentieel voor benchmarking, kwartaal- en halfjaarlijkse vergelijkingen. Mitigerende maatregel: beperkte toegang en automatische verwijdering.
• Gegevensanalyse en rapportages: Biedt klanten betere inzichten en strategische evaluaties. Mitigerende maatregel: gebruikers kunnen een opt-out aanvragen.
• Anonimisering na 6 maanden: Houdt historische trends beschikbaar voor analyses. Mitigerende maatregel: transparantie in privacybeleid en expliciete verwijdering van identificeerbare data.

Privacy-impact en risicobeoordeling

Converate heeft een beknopte DPIA uitgevoerd om de privacy-impact van de langere bewaartermijn te evalueren:

• Langere bewaartermijn (6 maanden): Beperkt impact, gegevens worden geanonimiseerd na 6 maanden. Mitigerende maatregel: automatische verwijdering en pseudonimisering.
• Kans op misbruik of onbedoelde toegang: Zeer laag, door strikte toegangscontrole. Mitigerende maatregel: versleuteling en logging van toegang.
• Verwerking voor analytische doeleinden: Geen directe impact, omdat data worden geanonimiseerd. Mitigerende maatregel: beperking van identificeerbare gegevens tot de noodzakelijke termijn.

Na een bewaartermijn van 6 maanden worden persoonsgegevens als volgt verwerkt:

• Identificeerbare persoonsgegevens worden permanent verwijderd of omgezet in geanonimiseerde gegevens.
• Geanonimiseerde gegevens blijven beschikbaar voor benchmarking, trendanalyse en AI-gebaseerde rapportages. Deze data is niet meer te herleiden naar een individu en wordt uitsluitend gebruikt voor statistische en analytische doeleinden.
• Indien een gebruiker een opt-out heeft ingediend vóór de termijn van 6 maanden, worden de gegevens direct verwijderd, tenzij er een wettelijke verplichting is om deze langer te bewaren.

Procedure voor eerdere verwijdering:

Gebruikers kunnen op elk moment een verzoek tot eerdere verwijdering van hun persoonsgegevens indienen via contact@converate.nl. De procedure is als volgt:

• De gebruiker dient een verzoek in via e-mail of het platform.
• Converate verwerkt het verzoek binnen 30 dagen en bevestigt de verwijdering.
• Indien er een contractuele of wettelijke bewaarplicht geldt, wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gesteld.
• Geanonimiseerde gegevens blijven beschikbaar voor analytische doeleinden en zijn niet langer te herleiden naar een individu.

Converate concludeert dat het gerechtvaardigd belang van benchmarking, trendanalyse en klantinzichten zwaarder weegt dan de privacy-impact voor betrokkenen, omdat:

1. De verwerking noodzakelijk is om bedrijven relevante inzichten te bieden.
2. De impact op de privacy minimaal is door maatregelen zoals anonimisering, beperkte toegang en opt-out mogelijkheden.
3. Gebruikers vooraf worden geïnformeerd via het Privacybeleid en een duidelijk opt-out mechanisme hebben.
4. De opslagperiode proportioneel is, gezien de behoefte aan lange termijn analyses en de economische waarde voor klanten.

Deze LIA toont aan dat de verwerking van persoonsgegevens binnen de bewaartermijn van 6 maanden voldoet aan de AVG-richtlijnen en gerechtvaardigd is binnen de dienstverlening van Converate.

Deze LIA is opgesteld conform de AVG-richtlijnen en dient als juridische onderbouwing voor de bewaartermijn binnen het Privacybeleid.

Welkom bij Converate! Deze gebruikersvoorwaarden ("Voorwaarden") regelen uw gebruik van onze diensten, inclusief het plaatsen van reviews en interacties op ons platform. Door gebruik te maken van Converate stemt u in met deze Voorwaarden. Indien u niet akkoord gaat, dient u geen gebruik te maken van onze diensten.

• "Converate": Het platform en de dienstverlening aangeboden door Converate.
• "Gebruiker": Iedere persoon die Converate gebruikt voor het plaatsen van reviews en interacties met bedrijven.
• "Review": Een beoordeling of mening die een Gebruiker via Converate publiceert.
• "Bedrijf": Een onderneming die gebruikmaakt van Converate om klantbeoordelingen te verzamelen en analyseren.

Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle interacties tussen Gebruikers en Converate, alsmede op het gebruik van het platform. Afwijkingen zijn alleen geldig indien deze schriftelijk door Converate zijn bevestigd.

1. Gebruikers dienen ten minste 16 jaar oud te zijn om gebruik te maken van Converate.
2. Het plaatsen van een Review dient eerlijk, oprecht en gebaseerd op persoonlijke ervaring te zijn.
3. Gebruikers mogen geen valse, misleidende, beledigende of lasterlijke informatie plaatsen.
4. Het is verboden om auteursrechtelijk beschermde inhoud te plaatsen zonder toestemming.
5. Converate behoudt zich het recht voor om Reviews te verwijderen die in strijd zijn met deze Voorwaarden of wettelijke bepalingen.
6. Gebruikers geven expliciete toestemming voor de verwerking van hun reviews bij plaatsing, inclusief het delen in geanonimiseerde vorm met bedrijven.

1. Gebruikers behouden de rechten op de inhoud die zij plaatsen, maar verlenen Converate een niet-exclusieve, wereldwijde, royaltyvrije licentie om Reviews te publiceren, gebruiken en verspreiden zolang de Gebruiker geen verwijdering verzoekt.
2. Gebruikers mogen geen inhoud plaatsen die inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van derden.
3. Converate mag gegevens geanonimiseerd verwerken en analyseren voor kwaliteitsverbetering en statistische doeleinden.

1. Converate is niet verantwoordelijk voor de juistheid van de geplaatste Reviews en is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit het gebruik van ons platform, behalve in gevallen van opzet of grove nalatigheid.
2. Gebruikers vrijwaren Converate van claims van derden die voortvloeien uit geplaatste inhoud of ongeoorloofd gebruik van de dienst.
3. Converate is niet aansprakelijk voor enige onderbrekingen, technische storingen of verlies van gegevens.

1. Converate behoudt zich het recht voor om de toegang van een Gebruiker tot het platform te beperken of te beëindigen bij overtreding van deze Voorwaarden.
2. Gebruikers kunnen op elk moment hun account beëindigen door een verzoek in te dienen bij Converate.
3. Gebruikers hebben het recht om vergeten te worden, wat betekent dat zij een verzoek kunnen indienen om hun reviews en persoonsgegevens volledig te laten verwijderen.

4. Indien een gebruiker geen verzoek tot verwijdering indient, worden persoonsgegevens standaard 6 maanden bewaard alvorens deze automatisch worden geanonimiseerd. Dit betekent dat de gegevens niet langer herleidbaar zijn naar een individu, maar nog wel gebruikt kunnen worden voor analytische doeleinden, zoals benchmarking en trendanalyses.

   Gebruikers behouden gedurende deze 6 maanden het recht om op elk moment een verzoek tot verwijdering in te dienen via contact@converate.nl. Verzoeken worden binnen 30 dagen verwerkt en bevestigd.

5. Bij beëindiging van een account blijven gepubliceerde Reviews mogelijk zichtbaar, tenzij expliciet om verwijdering wordt verzocht.
6. Gebruikers hebben het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, te beperken en te exporteren, zoals vastgelegd in de AVG.

Het gebruik van Converate is onderworpen aan ons Privacybeleid, waarin wordt uitgelegd hoe wij omgaan met persoonsgegevens en gegevensverwerking. Gebruikers kunnen hun toestemming beheren en intrekken via hun accountinstellingen of door contact met ons op te nemen.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Converate bewaart persoonsgegevens van gebruikers maximaal 6 maanden, tenzij een gebruiker eerder een verzoek tot verwijdering indient. Deze bewaartermijn is noodzakelijk voor benchmarking, trendanalyse en lange termijn rapportages waarmee bedrijven hun prestaties kunnen verbeteren.

Na deze periode worden persoonsgegevens geanonimiseerd, waardoor deze niet langer herleidbaar zijn naar een individu. Geanonimiseerde data kunnen nog steeds worden gebruikt voor statistische en analytische doeleinden.

Voor een gedetailleerde juridische onderbouwing van deze bewaartermijn verwijzen wij naar de Legitieme Belangenafweging (LIA) in ons Privacybeleid.

1. Gebruikers kunnen klachten over Converate of de werking van het platform indienen via contact@converate.nl.
2. Klachten worden binnen 30 dagen in behandeling genomen en beantwoord.
3. Indien een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan de Gebruiker een geschil voorleggen aan een bevoegde geschillencommissie of rechter.

1. Converate behoudt zich het recht voor om deze Voorwaarden op elk moment te wijzigen. Wijzigingen worden via het platform gecommuniceerd.
2. Voortgezet gebruik van Converate na wijzigingen betekent dat u akkoord gaat met de nieuwe Voorwaarden.

1. Op deze Voorwaarden is het recht van de Nederlandse wetgeving van toepassing.
2. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien dit niet mogelijk is, zullen deze worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Converate streeft naar een transparante en eerlijke dienstverlening voor zowel consumenten als bedrijven. Ondanks onze inspanningen kan het voorkomen dat een gebruiker ontevreden is over onze diensten of een geschil wil voorleggen. Deze klachten- en geschillenregeling beschrijft hoe klachten kunnen worden ingediend en hoe wij deze behandelen, inclusief de mogelijkheden voor geschilbeslechting.

Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in Nederland en waarborgt een eerlijke en zorgvuldige behandeling van klachten en geschillen. Converate verwijst consumenten ook naar het Europees ODR-platform (https://ec.europa.eu/consumers/odr/) voor online geschillenbeslechting.

Een klacht kan door consumenten of bedrijven worden ingediend indien zij ontevreden zijn over:

• De dienstverlening van Converate;
• De afhandeling van reviews en beoordelingen;
• De toegang tot of werking van het platform;
• De behandeling van persoonsgegevens of databeheer binnen Converate.

Klachten kunnen worden ingediend via:

Om een klacht correct te verwerken, dient de klager de volgende informatie te verstrekken:

1. Naam en contactgegevens;
2. Een duidelijke omschrijving van de klacht;
3. Datum en aard van het probleem;
4. Eventuele relevante documentatie of bewijsstukken;
5. Een voorstel voor een gewenste oplossing (optioneel).

Converate behoudt zich het recht voor om klachten die ongegrond of herhaaldelijk van dezelfde klager worden ingediend, te weigeren indien er geen nieuwe relevante informatie is verstrekt.

3.1. Ontvangstbevestiging en Registratie

• Binnen 5 werkdagen na ontvangst van de klacht ontvangt de klager een schriftelijke bevestiging.
• De klacht wordt geregistreerd en toegekend aan een verantwoordelijke medewerker.
• Indien een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost binnen de vastgestelde termijnen, kan de klager een formeel verzoek tot escalatie indienen bij een senior compliance officer binnen Converate.

3.2. Onderzoek en Beoordeling

• Converate zal de klacht zorgvuldig onderzoeken en indien nodig aanvullende informatie opvragen bij de klager.
• Binnen 15 werkdagen na ontvangst wordt de klacht beoordeeld en een eerste reactie gegeven.
• Indien een klacht complex is en meer tijd vereist, wordt de klager hierover geïnformeerd met een indicatie van de verwachte reactietermijn.

3.3. Oplossing en Reactie

• Indien de klacht gegrond wordt bevonden, zal Converate een passende oplossing bieden.
• Indien de klacht ongegrond wordt bevonden, zal een motivatie worden verstrekt.
• De klager ontvangt een schriftelijk antwoord met de uitkomst van het onderzoek en eventuele maatregelen.

Indien een klager niet tevreden is met de uitkomst van de klachtenprocedure, kan deze gebruikmaken van de volgende geschilbeslechtingsmogelijkheden:

4.1. Bemiddeling via Converate

• Klanten kunnen binnen 10 werkdagen na de definitieve reactie een verzoek tot bemiddeling indienen via klachten@converate.nl.
• Converate zal een onafhankelijke interne bemiddelaar aanwijzen die de situatie opnieuw beoordeelt en binnen 15 werkdagen een bindend advies geeft.

4.2. Externe Geschillencommissie

• Indien bemiddeling niet leidt tot een bevredigende oplossing, kan de klager het geschil voorleggen aan een erkende onafhankelijke geschillencommissie.
• De klager wordt hierover geïnformeerd en ontvangt instructies over hoe een geschil kan worden ingediend bij de geschillencommissie in Nederland.
• De geschillencommissie zal binnen 30 dagen na ontvangst van een geschil een uitspraak doen. Indien een verlenging nodig is, wordt de klager hierover tijdig geïnformeerd.

4.3. Juridische Stappen en Toepasselijk Recht

• Indien een geschil niet via bemiddeling of een geschillencommissie kan worden opgelost, kan de klager het geschil voorleggen aan de bevoegde rechter in Nederland.
• Op deze klachten- en geschillenregeling is Nederlands recht van toepassing.

Voor bedrijven die gebruikmaken van Converate op basis van een zakelijk contract gelden de voorwaarden zoals vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst (DPA). Indien een bedrijf een klacht heeft die betrekking heeft op contractuele verplichtingen, dient de klacht te worden behandeld volgens de bepalingen van de overeenkomst.

• Alle klachten worden geregistreerd in een klachtenregister en periodiek geëvalueerd om structurele verbeteringen in de dienstverlening te realiseren.
• Converate analyseert jaarlijks de klachten om trends te signaleren en preventieve maatregelen te implementeren.

Deze Service Level Agreement (SLA) beschrijft de serviceniveaus, beschikbaarheid, responstijden en ondersteuning die Converate biedt aan haar zakelijke klanten. Dit document vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden en is bindend zodra een klant een overeenkomst met Converate aangaat.

Deze SLA is opgesteld conform het Nederlands recht en geldt voor de duur van de overeenkomst tussen Converate en de klant.

• Converate: De aanbieder van het platform en de dienstverlening.
• Klant: De zakelijke partij die gebruikmaakt van de diensten van Converate.
• Overeenkomst: De contractuele relatie tussen Converate en de klant.
• Diensten: De producten en services die door Converate worden geleverd, inclusief platformtoegang, klantbeoordelingen en data-analyse.
• Beschikbaarheid: De tijd waarin de diensten operationeel zijn en toegankelijk voor de klant.
• Incident: Een storing, probleem of defect dat de functionaliteit van de diensten beïnvloedt.
• Respons- en oplostijden: De tijd die Converate nodig heeft om te reageren op en een incident op te lossen.

1. Converate streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% per maand voor het platform, exclusief geplande onderhoudsmomenten.
2. Gepland onderhoud vindt standaard plaats op zaterdag tussen 02:00 – 06:00 CET en zal minimaal 48 uur vooraf worden aangekondigd. De maximale onderhoudsduur bedraagt 8 uur per maand.
3. Converate is niet verantwoordelijk voor onderbrekingen veroorzaakt door:
   • Overmacht (bijv. stroomuitval, cyberaanvallen, natuurrampen);
   • Netwerkproblemen aan de zijde van de klant;
   • Derde partijen waar Converate geen controle over heeft.

Klanten kunnen technische ondersteuning aanvragen via:

• E-mail: admin@converate.nl
• Telefonisch: 06-18447819

Converate hanteert de volgende respons- en oplostijden op werkdagen (09:00 - 18:00 CET):

Buiten kantooruren biedt Converate noodondersteuning voor P1-incidenten via het noodnummer: 0618447819.

1. De klant is verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding en correcte configuratie van apparaten die toegang hebben tot het platform.
2. De klant dient incidenten tijdig en volledig te melden via de juiste supportkanalen.
3. De klant is verantwoordelijk voor het gebruik van up-to-date software en een stabiele internetverbinding. Problemen veroorzaakt door verouderde technologieën vallen niet onder de garantie van deze SLA.
4. De klant moet redelijke inspanningen leveren om Converate te ondersteunen bij probleemoplossing (zoals testen en feedback geven).

1. Converate monitort de prestaties en beschikbaarheid van haar diensten continu.
2. Klanten kunnen op verzoek een maandelijks prestatie- en uptime-rapport ontvangen.
3. Indien de beschikbaarheid onder de 85% per maand daalt, heeft de klant recht op compensatie zoals vastgelegd in artikel 7.

1. Indien Converate niet voldoet aan de gegarandeerde beschikbaarheid van 85%, kan de klant in aanmerking komen voor compensatie:

   Beschikbaarheid per maand	Compensatie
   85% of hoger	Geen compensatie
   84,99% - 75%	5% korting op maandelijkse kosten
   74,99% - 65%	10% korting op maandelijkse kosten
   Lager dan 64,99%	25% korting op maandelijkse kosten

2. De totale compensatie die een klant kan ontvangen binnen een contractjaar is beperkt tot maximaal 50% van de jaarlijkse abonnementsvergoeding.
3. Compensatieclaims moeten binnen 10 werkdagen na het einde van de maand waarin de verstoring plaatsvond, worden ingediend. Claims die na deze periode worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.
4. Compensaties zijn niet van toepassing als de verstoring werd veroorzaakt door overmacht of niet-naleving door de klant.

1. Converate implementeert technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van het platform te waarborgen.
2. Gegevensverwerking vindt plaats conform de AVG (GDPR) en de Verwerkersovereenkomst (DPA).
3. Converate is niet aansprakelijk voor storingen veroorzaakt door externe partijen, waaronder cloudhostingproviders, telecommunicatienetwerken of API-integraties met derde partijen.
4. De SLA wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig aangepast aan nieuwe technologische ontwikkelingen en wetgeving.

1. Converate behoudt zich het recht voor om deze SLA te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aan de klant gecommuniceerd.
2. Indien een klant niet akkoord gaat met een wijziging, heeft deze het recht om de overeenkomst binnen 30 dagen na kennisgeving kosteloos te beëindigen.
3. Indien de overeenkomst met Converate wordt beëindigd, blijven de verplichtingen uit deze SLA van kracht tot de beëindigingsdatum van het contract.

1. Op deze SLA is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen voortvloeiend uit deze SLA worden in eerste instantie opgelost via bemiddeling. Indien dit niet slaagt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.